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1.表單系統(tǒng)的建立原則
按精簡、規(guī)范、固化的原則要求建立七大任務，并落實到工位的管理表單系統(tǒng)。
精簡：按精益生產管理的精益原則，表單少而精，特別是需要工位操作人員填寫的表單，必須是專業(yè)管理確實需要，可量化、可收集、有價值的現場數據。
規(guī)范：表單格式統(tǒng)一、填寫要求統(tǒng)一、表單管理流程統(tǒng)一、專業(yè)人員的支持和指導統(tǒng)一。
固化：固化專業(yè)部門、車間、工位（班組）各個層面的輸出表單，每張表單上下貫通，內容、標準、填寫人員、部門支持人員固化，形成封閉的管理鏈。
2.表單系統(tǒng)建立的基本程序
第一步，表單設計和梳理。各職能部門對本專業(yè)管理現行表單進行梳理，結合建立標準工位的要求，將七大任務表單化。按復雜的問題簡單化，簡單的問題常態(tài)化，常態(tài)的事情標準化，標準的事情表單化的原則，結合各專業(yè)管理實際和子公司內部生產單位的不同特點，對表單內容、格式、填寫要求、點檢要求等進行綜合設計。
第二步，建立表單支持系統(tǒng)。各專業(yè)部門牽頭，成立職能部門、車間、工位（班組）三個層次的支持系統(tǒng)，明確各層次人員的職責和任務。同時，按PDCA管理循環(huán)的要求，設計收集、匯總、反饋、統(tǒng)計分析工位（班組）表單信息的支持表單，形成下對上層層反饋、上對下層層驗證的表單運行體系。
第三步，表單評審。班組建設歸口部門組織各專業(yè)部門領導、管理專家和相關專業(yè)人員,對表單進行評審。評審要明確表單系統(tǒng)制定和運行的標準和要求,對不符合的項點進行修改補充,根據完善情況,可進行多輪評審。定稿后下發(fā)生產單位,征求執(zhí)行層領導及專業(yè)人員、工位長(班組長)的意見。
第四步,試點先行。根據子公司內部生產單位的基礎工作狀況和作業(yè)環(huán)境條件,可先選定1—3個車間進行試點,待運行正常、取得成功經驗后再逐步推開。
第五步,培訓和轉訓。表單系統(tǒng)試運行前,應組織對專業(yè)部門、車間相關專業(yè)人員進行培訓,明確現場表單、支持性表單的管理流程、支持系統(tǒng)運行和每種表單的具體填寫方法、要領和點檢要求。培訓完成后,由各車間專業(yè)人員對工區(qū)長、班組長(工位長)進行轉訓,轉訓時盡可能讓一線人員進行實作訓練,從一開始就能正確掌握每種表單的作用和填寫要求,減少正式運行后的整改工作量。
第六步,評價、完善、推廣。在表單試運行初期,各專業(yè)部門、各單位領導要加強對現場人員填寫表單情況的巡回點檢和指導,對不符合項點及時督促整改。對運行中出現的問題,要隨時調整表單內容或填報要求,不斷完善表單管理體系。表單系統(tǒng)運行3——6個月基本成熟后,可在子公司內部全面推廣,使表單管理逐步走上精簡、規(guī)范、高效的軌道。
3.目視化管理板的應用
設置工區(qū)管理板、工區(qū)宣傳板、工位管理板,將工區(qū)工位七大任務管理表單與現場有機結合,在管理板上進行定置,使得現場表單信息一目了然,以便管理人員隨時隨地了解現場的管理信息。通過共同監(jiān)督,避免了管理工作“兩張皮”的現象,同時針對現場管理薄弱環(huán)節(jié),能夠快速有效地制定措施。
作者：博革咨詢
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